Le continue interruzioni: il primo problema da risolvere prima di pianificare l'anno nuovo

Se nell'articolo precedente hai fatto il punto della situazione su cosa ti ha fatto deragliare l'anno scorso, oggi iniziamo ad entrare nel concreto.

Uno dei problemi più frequenti per chi lavora in autonomia è questo: le continue interruzioni ( ne ho parlato anche in questo articolo

Telefonate mentre stai lavorando

Messaggi che "ci metti un attimo..."

Mail che sembrano tutte urgenti

Richieste che arrivano da chiunque, in qualsiasi momento.

Il risultato è sempre lo stesso: il lavoro importante viene spezzettato, rimandato, fatto male o non fatto proprio.

Se non risolvi questo problema, nessuna pianificazione reggerà, nemmeno la migliore.

Le continue interruzioni non sono un problema di tempo, ma si struttura.

Molti pensano che il problema sia "non aver abbastanza tempo". Non è così.

Il vero problema è che il tuo tempo non è protetto.

Quando lavori in autonomia:

• nessuno difende il tuo tempo al posto tuo

• nessuno decide cosa è prioritario al posto tuo

• nessuno filtra le richieste al posto tuo

Se non costruisci tu una struttura, le interruzioni diventano una norma, e quando il lavoro è continuamente interrotto:

• Perdi concentrazione (e pazienza!)

• fai fatica a riprendere

• aumenti il carico mentale

• Inizi a rimandare le cose importanti

É così che le continue interruzioni fanno deragliare il lavoro, giorno dopo giorno

Perché le continue interruzioni distruggono la produttività

Ogni interruzione ha un costo, anche se dura pochi minuti.

Il costo non è il tempo dell'interruzione, ma:

• Il tempo di rientrare nel lavoro

• L'energia mentale persa

• la confusione che si accumula

• un'idea buona che ci scappa di mente

Quando le interruzioni son continue:

• lavori sempre "a metà"

• non entri mai davvero nel compito

• passi la giornata occupata/o, ma con poco avanzamento reale

Ed è qui che nasce la frustrazione di fine anno:

Ho lavorato tanto, ma non ho concluso quanto avrei voluto

Consiglio n.1 - Definisci quando sei disponibile

Se sei sempre reperibile, sei sempre interrompibile.

Primo passo operativo:

• Decidi quando non rispondi

• rendilo esplicito

Esempi concreti:

• Fascia oraria senza telefono

• mail controllata solo in orari specifici

• messaggi non urgenti rimandati a un momento preciso

• notifiche silenziate per tot ore

Non è scortesia. É protezione del lavoro

👉 Se non definisci tu i confini, lo faranno gli altri al tuo posto

Consiglio pratico n.2 - Trasforma le urgenze in richieste differite

Molte interruzioni sembrano urgenti, ma non lo sono davvero.

Regola operativa:

• tutto ciò che non è davvero urgente viene rimandato ad un momento deciso da te

Esempi concreti:

• "Ne pariamo oggi alle 16"

• "Rispondo nel pomeriggio"

• "Lo inserisco e lo guardo domani"

In questo modo:

• togli pressione immediata

• nn interrompi ciò che stai facendo

• mantieni il controllo del lavoro

👉 Le continue interruzioni diminuiscono quando smetti di reagire in tempo reale.

Consiglio n.3 - Scarica le richieste invece di tenerle in testa

Uno degli effetti peggiori delle interruzioni è il carico mentale.

Ogni richiesta non gestita resta "aperta" nella testa.

Soluzione operativa:

• scrivi tutto

• subito

• senza decidere sul momento

Poi, in un momento separato:

• valuti

• decidi

• pianifichi

Questo è il motivo per cui strumenti come il quaderno sorgente son fondamentali: servono a svuotare la mente, non a organizzare.

👉 Una mente più vuota gestisce meglio le interruzioni.

Le continue interruzioni sono un problema di self-leadership

Dire sempre si, rispondere subito, essere sempre disponibili, non è professionalità.

É mancanza di leadership su te stesso

Se non difendi il tuo lavoro:

• lo svaluti

• lo metti sempre dopo

• lo rendi sacrificabile

Ed è cosi che, alla fine dell'anno, ti ritrovi a pianificare di nuovo...senza aver risolto nulla.

Conclusione

Se vuoi pianificare davvero l'anno nuovo, le continue interruzioni sono uno dei primi problemi da risolvere, perché spesso sono le cause di altri problemi che ne derivano.

Non servono strumenti complicati. Non serve motivazione

Serve:

• proteggere il tempo di lavoro

• definire confini chiari

• smettere di reagire a tutto subito

Nel prossimo articolo continueremo ad analizzare gli altri problemi operativi che fanno deragliare il lavoro nel tempo.

Perché la pianificazione funziona solo quando i problemi vengono affrontati prima

Vuoi lavorare su questo problema con me?

Questo argomento può essere affrontato in una sessione singola se:

• le interruzioni sono concrete e riconoscibili (telefonate, messaggi, notifiche, richieste continue)

• non hai mai costruito regole chiare di disponibilità

• sei all'inizio della tua carriera e vuoi correggere da subito gli errori prima che diventino cronici

• senti il bisogno di mettere confini operativi e riprendere il controllo

In questi casi la consulenza gratuita e la sessione singola può essere sufficiente per:

• analizzare dove il tuo tempo viene disperso

• chiarire cosa è davvero urgente e cosa no

• definire regole e confini applicabili da subito

• ridurre in modo concreto il numero di interruzioni

Le continue interruzioni non sono più da sessione singola quando:

• sono collegate a una difficoltà cronica nel dire di no

• lavorare nel multitasking è per te un abitudine

• le interruzioni sono intrecciate sono causa e conseguenza della procrastinazione, sovraccarico

• anche quando provi a darti delle regole, non riesci a mantenerle

In questi casi, le interruzioni non sono più il problema principale, ma la conseguenza e la causa di altri problemi. Una sessione singola non sarebbe sufficiente, quindi serve un percorso perché i nodi sono collegati e vanno affrontati tutti per tornare ad un lavoro scorrevole e produttivo

Se vuoi saperne di più, chiedi una consulenza gratuita!