Le basi della pianificazione con l'agenda: come iniziare in modo semplice
- Serena Vella Adamo
- 2 giorni fa
- Tempo di lettura: 4 min
Dopo aver scelto l'agenda giusta, ti ho dato qualche consiglio nell'articolo precedente che trovi qui , arriva il passo più importante: imparare ad usarla per pianificare davvero.
Molti freelance e liberi professionisti hanno un'agenda, ma:
non sanno da dove iniziare
non la usano con costanza
la riempiono troppo
o la trasformano in un contenitore caotico di appunti
Le basi della pianificazione con l'agenda: da dove iniziare davvero
Molti miei colleghi non saranno d'accordo su questo punto, ma per me invece a livello pratico è fondamentale prendere questa decisione e cioè: decidere se l'agenda verrà usata solo per uso lavorativo o sarà misto e quindi vita privata e lavorativa insieme (ovviamente ben definiti e separati)
Io personalmente ho un agenda mista. Dove inserisco sia gli impegni di lavoro che visite mediche di mio figlio etc....questo perché oggettivamente mi da una visione del tempo che effettivamente io ho a disposizione e che devo gestire. Non vado a memoria perché so già che dimenticherei qualcosa e potrei accavallare degli impegni, quindi l'uso della mia agenda è misto, ma tu non sei me e devi scegliere cosa è meglio per te, quindi:
Decidi se userai l'agenda solo per lavoro o anche per la vita privata
Questa scelta cambia completamente il modo in cui userai l'agenda . E non è un dettaglio: è una decisione di struttura.
Molti freelance, e moltissime donne, gestiscono contemporaneamente
Il lavoro
la casa
gli impegni di famiglia
le esigenze dei figli
gli imprevisti quotidiani
Per questo inserire la parte personale nell'agenda può essere utile (ma non è obbligatorio...basta provare e testare)
Quando potrebbe convenire un' agenda mista (lavoro-vita privata):
quando gli impegni familiari influenzano i tuoi orari di lavoro
quando devi sapere realisticamente quanto tempo hai occupato e quanto ancora disponibile
quando avere tutto in un posto unico riduce la fatica mentale
Esempi concreti:
Se c'è un riunione a scuola alle 16, quel tempo va segnato nell'agenda lavorativa perché incide sul lavoro, sai già che hai un impegno e non potrai lavorare in quelle ore
Se devi portare un familiare a una visita, questo è un impegno vincolato
se gestisci routine familiari, quelle routine influenzano la tua disponibilità reale.
Quando conviene avere un'agenda solo lavorativa
Se hai moltissimi impegni personali e ti distrae vederli accanto al lavoro
se preferisci tenere i due mondi separati
se usi già uno strumento personale digitale (telefono, Google calendar)
Non esiste una scelta giusta in assoluto, esiste la scelta giusta per te. Non imitare gli altri, scegli con cosa ti trovi meglio.
Molte persone che ho seguito si sono liberate di tantissima frustrazione quando hanno iniziato a:
smettere di pianificare una giornata "immaginaria" e hanno iniziato a pianificare la giornata "reale", con tutto ciò che contiene.
1 Decidi quando aprire l'agenda
Perché l'agenda funzioni, non serve usarla in continuazione: serve usarla nei momenti giusti che di solito sono tre
La sera per pianificare la giornata successiva
É il momento più lucido della giornata: sai cosa hai concluso e cosa è rimasto in sospeso.
Pianificare la sera permette di iniziare il giorno dopo sapendo già cosa fare, senza confusione né improvvisazione.
La mattina per controllare e avviare la giornata:
La giornata non inizia lavorando ma controllando l'agenda.
Rileggi ciò che hai pianificato la sera prima
conferma o adatta le attività
definisci le 2 o 3 priorità reali
verifica gli impegni della giornata
É il modo migliore per evitare di partire già con l'affanno
A metà giornata o nel pomeriggio: rivedi e aggiusta
Questo passaggio è essenziale per mantenere continuità
A metà giornata puoi:
Controllare cosa hai portato a termine e cosa no
vedere cosa va spostato, cosa è stato rinviato a data da definirsi ancora.
Separa impegni e attività ( e impara a scomporre ciò che è troppo grande)
Impegni: hanno giorno e ora precisi.
Esempi:
Appuntamenti
telefonate
riunioni
scadenze vincolate
incontri con clienti
visite mediche
Gli impegni occupano tempo non modificabile
Attività: sono compiti che puoi decidere quando fare.
Esempi:
Preparare materiali
scrivere un documento
pianificare un progetto
rispondere a mail
rivedere pratiche o contenuti
Le attività richiedono tempo flessibile, non vincolato
Ci sarebbero molte altre cose da aggiungere ma trattandosi di basi non voglio mettere "troppa carne sul fuoco, quindi aggiungo ancora una cosa semplice ma importantissima se fatta bene.
Come segnare un appuntamento in agenda nella maniera corretta
In agenda (cartacea) quando si fissa un appuntamento si deve sempre scrivere le seguenti voci
Un appuntamento non è completo se scrivi solo l'ora e la persona con cui dovrai incontrarti o telefonarti o ancora vederti online su Meet per esempio.
Segna sempre:
Nome e cognome
Ora
luogo (online se è una videoconferenza o il luogo fisico
Il numero telefonico della persona
Il numero di telefono è fondamentale. Se il cellulare si scaricasse o si rompesse tu avrai sempre il modo di contattare la persona con cui dovevi incontrarti. É una sicurezza che evita imprevisti, ritardi e arrabbiature.
É un accorgimento semplice, ma fa una differenza enorme della gestione quotidiana dell'agenda e anche degli imprevisti.
Queste sono le basi per iniziare a usare un'agenda in modo semplice...spiegarlo è più complicato che a farlo.
Dopo aver parlato delle basi della pianificazione con l'agenda, nel prossimo articolo faremo un passo avanti: vedremo come strutturare l'agenda in modo più preciso, come scorporare le attività grandi in micro-attività più gestibili, come inserirle correttamente nell'agenda e come organizzare le scadenze che non hanno ancora una data fissa.
Passo dopo passo costruiremo avrete le basi per costruire un metodo pratico e adatto al tuo modo di lavorare.
Chiaramente sto scrivendo in modo generalizzato perché non vi conosco uno ad uno, ma vi invito a provare, a testare e vedere in cosa vi troverete di più e in cosa di meno e se avete qualche dubbio scrivetemi!
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