Come scegliere l'agenda giusta: guida pratica per trovare lo strumento adatto a te e al tuo lavoro

L'agenda è uno degli strumenti di pianificazione più semplici e più potenti.

Ne parlerò in una serie di articoli, perché scegliere, usare e mantenere un'agenda sono competenze che fanno davvero la differenza nel lavoro quotidiano.

In questo articolo partiamo dalle basi come scegliere l'agenda giusta.

Perché non esiste un'agenda perfetta in assoluto.

Esiste l'agenda perfetta per te, per il tuo modo di pensare, lavorare, di organizzarti.

Io, per esempio, sono sempre stata amante delle agende. Fin da piccola adoravo scrivere, annotare, riempire pagine con idee e pensieri.

Da adulta il mio amore per l'agenda è diventata una vera e propria abitudine di pianificazione: ne ho tantissime, di ogni tipo, e fanno parte della mia parte del mio lavoro quotidiano.

Ma negli anni ho capito una cosa importante: scegliere l'agenda sbagliata può rendere tutto più complicato

Ecco perché ho deciso di partire dal come scegliere l'agenda giusta.

Come scegliere l'agenda giusta: partiamo dalle tue esigenze

Prima di guardare la copertina (lo so...sono bellissime...), il colore o il marchio, devi porti domande pratiche:

• Come lavoro meglio: con una visione ampia o dettagliata?

• Quanto scrivo ogni giorno?

• Mi serve spazio per note, progetti o idee?

• La preferisco da tenere sulla scrivania o da portare sempre con me?

• Scrivo grande o piccolo?

• Quanta struttura mi serve?

Le tue risposte determinano il tipo di agenda più adatto. Perché l'agenda deve aiutarti, non costringerti ad adattarti a lei.

I diversi tipi di agenda (e come capire qual è giusta per te)

Ogni tipi di agenda favorisce un modo diverso di lavorare.

Vediamo uno per uno, con esempi pratici

1 Agenda settimanale

A chi è adatta:

• a chi ha bisogno di una visione d'insieme

• a chi vuole vedere gli impegni distribuiti sulla settimana

• a chi lavori per blocco di tempo

• a chi non ama pagine troppo piene

Perché sceglierla:

• tiene tutto sotto controllo

• riduce l'ansia perché mostra "quanto spazio hai"

• aiuta a distribuire i carichi di lavoro

Non va bene se:

• Scrivi molto

• hai bisogno di dettaglio quotidiano

2 Agenda giornaliera

A chi è adatta:

• a chi deve scrivere molto

• a chi ha tanti task e necessità di dettaglio

• a chi preferisce suddividere la giornata in blocchi, orari o sezioni

Perché sceglierla:

• permette un grande livello di precisione dei dettagli

• è perfetta per chi ha giornate dense

• dà una sensazione di ordine molto forte

Non va bene se:

• hai bisogno di vedere la settimana intera

• Non hai molte attività quotidiane

3 Agenda mensile (o planner mensile)

A chi è adatta:

• a chi deve gestire progetti lunghi

• a chi non ha mille dettagli quotidiani

• a chi ama vedere l'intero mese a colpo d'occhio

Pro:

• ottima per la pianificazione strategica

• perfetta per freelance con scadenze precise

Contro:

• non è sufficiente da sola

• va integrata con un'altra agenda o un quaderno

4 Agenda ad anelli (tipo Filofax)

A chi è adatta:

• A chi vuole personalizzare tutto

• a chi ama aggiungere e togliere categorie, fogli

• a chi desidera una struttura più flessibile

Pro:

• è modulare

• la costruisci tu

• dura per anni

Contro:

• Può diventare pesante (come peso!)

• richiede tempo per essere organizzata bene

• Spesso ci si concentra più a renderle bellissime che non utili

5 Agenda a spirale

A chi è adatta:

• a chi vuole l'agenda che da aperta resta piatta

• a chi scrive con molta libertà

• a chi ama un formato pratico e leggero

Pro:

• Comodissima da usare

• Pagine sempre piatte

• ideale per prendere appunti veloci

Contro:

• Non adatta da portare in borsetta perché gli anelli agganciano qualunque cosa!

• meno elegante

• le spirali si possono rovinare

6 Agenda rilegata (tipo Moleskine)

A chi è adatta:

• a chi cerca un oggetto bello e minimale

• a chi non ha bisogno di fogli aggiuntivi

• a chi ama una struttura pulita

Pro:

• resistente

• essenziale

• ideale per chi non vuole fronzoli

Contro:

• poco flessibile

• se sbagli sezione, non puoi modificarla

7 Planner "ibridi" (agenda+ quaderno)

A chi sono adatti:

• a chi vuole scrivere molto

• a chi alterna planning e note

• a chi ama una struttura libera

Pro:

• versatilissimi

• permettono brainstorming e pianificazione insieme

Contro:

• Non adatti ai principianti della pianificazione

• richiedono metodo

• se usati male, diventano disordinati

Un'agenda non è un oggetto qualunque: è uno strumento di lavoro.

Sceglierla bene significa scegliere un modo di lavorare più chiaro, più leggero e più adatto a te.

Nei prossimi due articoli partiremo con le basi della pianificazione con l'agenda e una pianificazione più strutturata.