Come gestire gli imprevisti con e nella pianificazione

Gestire gli imprevisti nella pianificazione

Gli imprevisti fanno parte della vita e del lavoro, soprattutto per freelance e liberi professionisti che gestiscono tutto in autonomia.

La pianificazione, però, spesso viene costruita come se gli imprevisti non esistessero.

E così basta una telefonata, un'urgenza, un problema familiare o un ritardo per far saltare che un'intera giornata.

La verità è semplice:

La pianificazione non deve eliminare gli imprevisti (nessuno è un mago per poterli prevedere). Deve essere costruita per reggerli.

Ecco come farlo in modo pratico, realistico e sostenibile

Ovviamente come dico sempre, non c'è un metodo preciso che va bene per tutti, ma puoi sempre provare a mettere in pratica i miei consigli...e vedere come va, ciò che dico non è la verità assoluta, devi provare, modellare...

1 pianificazione realistica non significa pianificazione perfetta

Molti fanno l'errore di creare piani perfetti ( l'ho fatto anche io e ne parlo in questo articolo ) costruiti minuto per minuto, senza margine.

Il problema è che un piano perfetto è fragile:

regge finché tutto procede come previsto e nella vita questo accade raramente.

Una pianificazione efficace, invece, è elastica: si adatta, si muove, permette di recuperare.

Un buon piano non è quello che che non cambia mai. É quello che continua a funzionare anche quando qualcosa cambia o non va come dovrebbe.

2 Classifica gli imprevisti: non tutti sono uguali

"É un imprevisto" non significa "ha la stessa priorità".

Un consulente deve distinguere subito:

• Imprevisti urgenti e necessari

Quelli che non puoi rimandare perché creano danno immediato se ignorati.

Esempi concreti:

Un problema di salute (tuo o di un tuo familiare)

Un guasto che blocca il lavoro ( pc che non si accende, password compromessa

Un cliente che non ha ricevuto dei documenti importanti

In questi casi la priorità è intervenire e riprogrammare tutto il resto.

• Imprevisti urgenti ma non importanti

Richiedono attenzione, ma non hanno un impatto importante sul tuo lavoro se gestiti con metodo

Esempi concreti:

Una richiesta last-minute di un cliente non prioritaria

una mail "urgente" che in realtà può attendere qualche ora

una chiamata inattesa mentre stai lavorando su un'attività importante

Qui serve lucidità: rispondi, ma non sacrificare la tua priorità principale della giornata

• Imprevisti che sembrano urgenti...ma non lo sono

Sono quelli che creano ansia perché arrivano "all'improvviso", ma non richiedono un'azione immediata.

Esempi concreti:

Un collega o un cliente che scrive: Quando puoi, ho bisogno di parlarti...

una notifica che segnala un cambiamento non critico

un compito che ti viene in mente mentre stai lavorando.

Questi vanno parcheggiati: li inserisci in lista, li valuti più tardi, non interrompi ciò che stai facendo

• Falsi imprevisti (sembrano problemi, ma sono solo interruzioni)

Non sono imprevisti ma sono interferenze

Esempi concreti:

messaggi continui su Whatsapp

qualcuno he chiede "due minuti" che diventano venti

notifiche non filtrate

richieste non programmate che non sono compito tuo (specie se lavori da casa)

Questi vanno limitati con confini e regole di disponibilità

Perché questa classifica è fondamentale?

Perché ti evita di reagire d'istinto e ti permette di:

• proteggere le attività davvero importanti

• non buttare via intere giornate per micro-interruzioni

• ridurre l'ansia

• mantenere stabilità e ritmo

• riprogrammare con realismo

Capire che tipo di imprevisto hai davanti è metà del lavoro.

La pianificazione non può impedirli, ma può diventare più forte e adattabile se impari a riconoscerli.

3 Inserisci margine strutturale nelle tue giornale

Se la tua agenda è piena al 100%, l'imprevisto non ha spazio e quando non ha spazio, se lo prende. Sempre.

Il margine non è tempo "perso". É tempo protettivo

Puoi inserirlo così:

• tra un attività e l'altra (10-15 minuti liberi)

• ogni giorno almeno un ora flessibile

• ogni settimana un blocco dedicato al recupero o alla riorganizzazione

• ogni mese una mezza giornata senza appuntamenti.

Se non prevedi margine, l'imprevisto diventa un problema. Se lo prevedi, diventa una variabile gestibile (nella maggior parte dei casi)

4 Rivedi la tua pianificazione ogni volta che succede qualcosa

Ogni imprevisto richiede micro-ripianificazione

Non serve rifar tutto: basta ricalibrare.

Puoi procedere così:

• Cosa posso rimandare?

• Cosa posso accorciare?

• Cosa posso delegare o minimizzare?

• Cosa devo assolutamente fare oggi?

Questa revisione richiede 3-4 minuti, ed evita il classico effetto a cascata che manda all'aria tutta la settimana.

5 Organizza le attività importanti nelle ore "protette"

Gli imprevisti (dispettosi!) arrivano più spesso:

• Vicino alle scadenze

• quando sei già stanca/o

• nei momenti di bassa energia

Pr questo motivo, le attività prioritarie vanno collocate:

• Nelle ore in cui sei più lucida/o

• lontano dalle fasce orarie "ad alto rischio interruzioni"

• in blocchi protetti da notifiche e distrazioni

Così anche un imprevisto serio non compromette ciò che conta davvero

Ce ne sarebbero altri ma...per oggi mi fermo qui

In sintesi

Gli imprevisti no sono un errore. Sono una parte naturale della vita e del lavoro.

L'errore, semmai, è costruire una pianificazione che funziona solo in assenza di imprevisti

Una pianificazione efficace:

• accoglie

• assorbe

• integra

• permette di continuare

Una buona pianificazione e una buona organizzazione permettono equilibrio.

Che differenza c'è tra pianificazione e organizzazione? Ne parleremo nel prossimo articolo!

Vuoi lavorare su questo problema con me? Questo argomento è affrontabile in una sezione singola

Se leggendo questo articolo ti sei riconosciuta/o è perché il problema che ho descritto è concreto, circoscritto e affrontabile in modo mirato.

Negli articoli come questo trovi sempre indicazioni concrete da mettere subito in pratica, ma non sempre è facile capire da soli da dove iniziare, cosa fare per prima o come adattare i suggerimenti alla propria realtà.

L'argomento che abbiamo trattato in questo articolo è idoneo a una sessione singola di problem solving, in cui lavoriamo insieme in modo pratico e operativo sul tuo caso specifico.

Prima della sessione singola, però, c'è un passaggio fondamentale: consulenza gratuita di valutazione

Prima di qualsiasi lavoro insieme, offro sempre una consulenza gratuita.

La consulenza gratuita serve a:

• capire meglio il tuo contesto reale

• verificare che il problema sia effettivamente affrontabile in una sessione singola

• permettermi di preparare la sessione in modo già mirato, partendo già con una direzione chiara

La sessione singola non è un'ora di valutazione, ma un incontro operativo per lavorare sul problema. La consulenza gratuita serve proprio a fare in modo che quando iniziamo, il tempo sia usato solo per risolvere, perché avrò già tutte le informazioni necessarie.

👉 Se il problema è adatto ad una sessione singola lo affronteremo così.

👉 Se invece emerge che il problema è più ampio o collegato ad altre difficoltà, te lo dirò chiaramente e vedremo come valutare soluzioni alternative.

Prenota consulenza gratuita

Vuoi essere aggiornata/o sui nuovi articoli?

Ogni volta che pubblico un articolo, lo condivido sulla pagina Facebook.

Seguendo la pagina La bussola delle priorità" riceverai aggiornamenti sui nuovi contenuti, esempi pratici e spunti di problem solving applicati al lavoro quotidiano. Ti aspetto!