Cosa sono i processi e il metodo di lavoro (e perché sono fondamentali per lavorare bene)

Nel lavoro dei freelance e dei liberi professionisti si parla spesso di metodo, di organizzazione, di struttura.

Ma c'è un concetto che molti ignorano, o non sanno definire con precisione: i processi. E altrettanto spesso si confondono processi e metodo, come se fossero la stessa cosa. Non lo sono.

In questo articolo cercherò di spiegare bene:

• Cosa sono i processi

• cosa si intende per metodo

• come si collegano

• perché, senza entrambi, si finisce nel caos

• come riconoscere quando manca uno e quando manca l'altro.

Cosa sono i processi (e perché servono a tutti)

I processi sono le modalità con cui svolgi le attività ricorrenti del tuo lavoro.

Sono una sequenza di passaggi chiari, ripetibili e sempre uguali quando devi fare la stessa cosa.

In pratica un processo è:

• riduce gli errori

• riduce lo stress

• accelera il lavoro

• ti permette di non dover reinventare tutto ogni volta

• ti fa prendere decisioni molto più rapidamente

Esempi concreti di processi (tipici dei freelance/liberi professionisti)

• come rispondi alle richieste dei clienti

• come prepari un preventivo

• come gestisci una consegna

• come organizzi i materiali

• come fai follow-up dopo una sessione

• come gestisci i pagamenti

• come avvii un nuovo progetto

Ogni processo è una strada: una volta che l'hai tracciata, la percorri sempre nello stesso modo, senza perderti.

Se ogni volta facessi le cose "come vengono" allora non hai processi, e questo genera:

disordine

rallentamenti

ansia

errori

ritardi

carico mentale inutile

Cosa intendo per metodo: il metodo è la struttura complessiva del tuo modo di lavorare.

Se i processi sono le strade, il metodo è la mappa.

Il metodo definisce:

• come organizzi il lavoro

• come pianifichi

• quali strumenti usi

• come prendi decisioni

• come proteggi il tuo tempo

• come gestisci priorità, scadenze, progetti.

Mentre i processi sono le attività ripetitive, il metodo è trasversale. É il modo in cui fai funzionare tutto insieme.

Il metodo risponde a domande come:

• Come gestisco il carico di lavoro?

• come definisco le priorità?

• Come organizzo la settimana?

• come integro imprevisti e urgenze?

• come mantengo continuità?

Il metodo è sempre su misura, perché deve adattarsi alla persona, non il contrario.

Processi e metodo non sono la stessa cosa ( e non si sostituiscono)

Molti professionisti credono che per lavorare meglio basti:

• creare un metodo

• usare un'app

• seguire una tecnica

• fare una to do list più precisa

Il problema è che, senza processi, anche il miglior metodo fallisce; e allo stesso tempo, sono avere processi non basta: serve una visione più ampia che li collega, li ordina e li fa funzionare insieme.

I processi danno stabilità, il metodo da direzione. Hai bisogno di entrambi.

Cosa succede quando mancano i processi?

Quando non hai processi:

• Ogni attività richiede più energia del necessario.

• prendi decisioni continuamente

• fai gli stessi passaggi ogni volta "da zero"

• perdi tempo nei dettaglia

• sbagli le priorità

• il lavoro di sembra più pesante

Esempio reale: ogni volta che arriva una nuova richiesta, rispondi in modo diverso, in tempi diversi, con criteri diversi = caos assicurato.

Cosa succede quando manca il metodo?

Quando non hai un metodo:

• non sai quando fare cosa

• non distingui ciò che è importante da ciò che è urgente

• fai mille cose ma con poca continuità

• ti senti sempre in ritardo

• ogni settimana ricominci da zero

• gli imprevisti ti travolgono

Esempio reale: hai processi perfetti, ma non sai distribuirli nel tempo = ti ritrovi con accumuli e scadenze ingestibili

Perché è fondamentale costruirli insieme

Molti freelance e liberi professionisti pensano: "mi serve un metodo"

in realtà spesso serve:

• prima costruire e sistematizzare i processi

• poi definire un metodo coerente

• poi adattare tutto alla persona (abitudini, energie, punti di forza e punti di debolezza, obiettivi)

Ed è questo quello che ho fatto su di me, dopo mille pasticci...e che ora faccio con chi lavora con me:

Non ti do un metodo universale, ma costruisco con te processi chiari, un metodo sostenibile adatti al tuo modo di lavorare.

Non serve essere perfetti: serve essere coerenti, consapevoli e strutturati

Come capire cosa ti manca

Ecco una guida rapida:

• Se ti perdi nei passaggi = ti mancano i processi

• Se ti perdi nel tempo = manca il metodo

• Se ti senti sopraffatto = mancano entrambi

Non serve trasformarsi né diventare perfetti: serve costruire un modo di lavorare che ti somigli. Processi e metodi sono strumenti al tuo servizio, non regole rigide. Quando iniziano a funzionare per te, tutto il resto diventa più semplice