Multitasking: perché ti fa deragliare il lavoro (e come iniziare a smettere)

Se lavori in autonomia, il multitasking prima o poi entra nella tua giornata.

Apri un mail mentre stai lavorando, rispondi a un messaggio mentre stai scrivendo, fai una telefonata "al volo" mentre dovresti concentrarti. Sappiamo bene che ci possono essere giornate così, capita a chiunque. Il problema però è quando diventa un'abitudine.

Il problema è che il multitasking non è una capacità. É quasi sempre un sintomo di qualcosa che non funziona nel tuo modo di lavorare, e se non lo sistemi è uno dei motivi principali per cui:

• lavori tanto

• sei sempre stanca/o

• concludi molto meno di quanto potresti

Il multitasking non è un talento (soprattutto per le donne)

Ammettiamolo una volta per tutte. Noi donne siamo cresciute con l'idea che il multitasking sia un dono naturale o divino.

"Riesco a fare mille cose insieme" viene visto spesso come un punto di forza.

In realtà succede:

Più cose fai insieme e più aumentano stanchezza, stress e confusione e perdi lucidità decisionale.

Il multitasking non aumenta l'efficienza, aumenta il carico mentale e ciò che riesci a fare non ha la qualità che dovrebbe avere.

Il carico mentale, nel tempo fa deragliare il tuo lavoro e anche te stessa/o

Il multitasking è causa e conseguenza di altri problemi

Dal punto di vista del problem solving, il multitasking non nasce mai da solo.

É collegato ad altri problemi operativi, spesso già presenti:

• procrastinazione

• incapacità a dire di no

• incapacità di delega (soprattutto succede alle donne)

• cattiva gestione delle scadenze

• abitudini a lavorare sempre in emergenza

• incapacità di gestire le priorità

A volte il multitasking è la causa di questi problemi, altre volte è la conseguenza

In entrambi i casi, se non lo affronti, ti ritrovi a incorrere tutto

Perché il multitasking piace (ma ti frega)

Chi lavora spesso in multitasking tende a:

• rimandare fino all'ultimo

• accumulare attività (anche non sue)

• concentrarle tutte insieme sotto pressione

Questo crea adrenalina e la sensazione di "essere molto produttivi". É un illusione.

Il vero problema è che:

• basta un imprevisto

• una telefonata in più

• una stampante che non funziona proprio quel giorno

• un cliente che cambia idea

e salta tutto

Risultato:

• Scadenze mancate

• brutte figure

• stress e nervosismo

• opportunità perse

• entrate a rischio

👉Il multitasking non è flessibilità. É fragilità organizzativa

Consigli pratici per iniziare a lavorare sul multitasking

Consiglio N.1 - Una cosa alla volta, per davvero

Scegli una sola attività e stabilisci:

• cosa devi fare

• quanto tempo realisticamente ti serve

Durante quel tempo:

• niente altre attività

• niente "intanto rispondo"

• niente aggiunte

Anche in 30 minuti fatti così valgono più di 3 ora di multitasking e la qualità del lavoro è maggiore

Consiglio N.2 - Proteggi le scadenze (prima che diventino emergenze)

Il multitasking nasce spesso da scadenze gestite male.

Ogni attività deve avere:

• una scadenza reale (o anche due giorni prima rispetto a quella reale)

• un momento preciso in cui lavorarci

Se aspetti "quando avrò tempo", finirai sempre in emergenza

Consiglio N.3 - Impara a dire di no prima di accumulare

Accettare tutto porta automaticamente al multitasking.

Chiediti sempre:

• questa cosa è urgente per me o solo per gli altri?

• interrompere mi crea un problema dopo?

Dire di no subito evita di dover "recuperare tutto insieme" più tardi

Se vuoi saperne di più leggi l'articolo su questo argomento

Consiglio N.4 - Svuota la mente ogni giorno

Tenere tutto in testa favorisce il multitasking.

Usa uno strumento di scarico (come il quaderno sorgente):

• scrivi tutto

• a sera con l'agenda riprendi il quaderno sorgente e sistema le scadenze (se se ne sono) di ciò che hai scritto

• pianifica con l'agenda

La pianificazione viene dopo, non mentre lavori

Consiglio N.5 - Impara a delegare

Se fai tutto tu, il multitasking è inevitabile.

Delegare non significa perdere controllo, significa alleggerire il carico.

Scegli una sola attività che:

• non richiede le tue competenze specifiche

• ti ruba tempo ed energia

• puoi spiegare in modo semplice

Accetta che il risultato non sia identico al tuo. Meglio imperfetto che non fatto.

Consiglio per le donne: iniziate a delegare in famiglia, che spesso è la fonte primaria delle deleghe su di voi.

Delegare una sola cosa riduce il numero di attività che devi gestire in parallelo e abbassa subito il livello di stress.

Perché il multitasking va sistemato (soprattutto all'inizio dell'anno)

Se inizi l'anno lavorando in multitasking:

• replicherai lo stesso schema per mesi

• accumulerai stress e ritardi

• tornerai al punto di partenza

Il multitasking è uno dei problemi che fanno deragliare tutto il resto: pianificazione, organizzazione, time management...e anche autostima

Se non lo sistemi non c'è agenda che tenga.

In sintesi, il multitasking è il segnale che:

• stai lavorando senza confini

• stai accettando troppo

• stai gestendo male il tempo e scadenze

• potresti avere problemi di self leadership

Smettere di lavorare in multitasking non significa fare meno. Significa lavorare in modo più solido, sostenibile e lucido.

Vuoi un aiuto?

Il multitasking potrebbe essere idoneo a una sessione singola se:

• sei consapevole del problema

• il multitasking è situazionale, non strutturato

• c'è un contesto specifico (periodo, progetto, lavoro)

• serve fare chiarezza e prendere decisioni

Il multitasking non è più da sessione singola quando è solo la punto dell'iceberg.

Ad esempio:

• difficoltà cronica nel dire di no

• procrastinazione abituale

• gestione del tempo assente o disfunzionale

• confini poco chiari con clienti, famiglia o collaboratori

• bisogno costante di lavorare in emergenza

• incapacità cronica di delegare

  
  

In questi casi la sessione singola sarebbe solo un "tampone":

• il multitasking è una conseguenza

• è impossibile lavorarci un ora sola

• serve un percorso, perché i problemi sono interconnessi